Capaciteit is ongelijk aan doorvoersnelheid.
Logisch zul je denken. Toch verwisselen we beiden vaak. Kijk maar eens naar jezelf. Als je nog tijd over hebt in je agenda, hoe vaak beslis je dan nog snel dat je nog even die andere meeting doet, een telefoongesprek voert of dat pakketje post? Goed hé?
Nee! Niet goed. Helemaal niet goed zelfs!
Dat is de reden waarom mensen die de gaten in hun agenda vullen, altijd achter op planning lopen.
Ze houden geen rekening met vertraging in hun afspraken en elke verstoring nemen ze mee naar het einde van de dag. Of je de hele dag achter de feiten aanholt. Herkenbaar?
Hoe we ons werk doen lijkt een beetje op de snelweg.
Een snelweg heeft een capaciteit van 0 tot 100%. De snelweg kan totaal leeg zijn (heerlijk in de vakantie, bijna geen verkeer) of totaal vol staan met auto's (die eindeloze file van 12 kilometer). Een snelweg is niet geoptimaliseerd voor capaciteit maar voor doorvoersnelheid. Het aantal auto's per uur. Niet hoeveel je er kunt parkeren! Capaciteit gaat over ruimte of inhoud, doorvoersnelheid over flow.
Capaciteit is de meest ineffectieve meting van doorvoersnelheid en zegt ons niets over op welke snelheid we werken.
Het is simpelweg een grove methode om te zien of iets past. Maar werk past niet, werk stroomt. Taken bevat je dan ook niet. Je voert ze uit. Heb jij al door natuurlijk, maar denk eens even na over je eigen planning. Iemand vraagt aan jou wanneer je die presentatie kunt aanleveren of dat project af kunt hebben. Dus wat doe je? Je denkt na over de hoeveelheid werk (lees capaciteit, inhoud, aantal uur) en geeft een planning af. En dat bedoel ik nou!
Als we niet beseffen dat ons werk draait om flow, dan worden we prooi van het multitasken.
We verliezen de binding met onze taken en we rennen van de ene taak naar de andere. Gevolg! Verlies aan kwaliteit en productiviteit
"Maar ik heb maar 5 minuten nodig, dat kan toch wel even?"
Uit een onderzoek, gedaan in 2009 op de Stanford Universiteit, bleek het tegenovergestelde van de mythe dat mensen die multitasken een voorsprong hebben op mensen die een enkele taak tegelijk doen.
Uit uitvoerige testen bleek dat multitaskers vele malen slechter presteerden. Mensen die multitasken, optimaliseren voor capaciteit (geen seconde verliezen) en niet voor output of flow. Als we multitasken, dan proberen onze hersenen verschillende 
informatiestromen tegelijkertijd te verwerken. De hersenen doen dat door taken te verdelen tussen de ene en andere hersenhelft.
Wanneer we 3 of meer activiteiten proberen te doen, worden onze hersenen te veel gestimuleerd met als gevolg mentale verstopping. We worden afgeleid en hebben moeite om zelfs simpele taken af te ronden.
De "hersensnelweg" loopt vol met werk. Na verloop van tijd gaan onze hersenen langzamer werken ( filevorming) met soms een totale verstopping ( file) of zelfs een burnout (verkeersinfarct) als resultaat.
Jij wil ook geen file, niet op de snelweg en zeker niet niet in je werk. Jij wil doorrijden! Jij wil flow!
Personal Lean geeft je inzicht hoe je werk stroomt.
Waar stroomt het goed en waar blokkeert het. Het aantal taken per dag, week of maand dat stroomt van "werk ik aan" naar "klaar" is onze werkelijke doorvoersnelheid en niet een inschatting. En daar kun je iets mee. Je kunt het meten, van genieten, mee plannen en gebruiken om de juiste beslissingen te nemen.
We kunnen eindelijk ons werk managen.
Er zullen dagen zijn dat je continu moet schuiven met prioriteiten of steeds wordt gestoord. Dat is de realiteit. Al hoewel multitasken zeker niet ideaal is, heb je wel de flexibiliteit om het in te zetten als de situatie erom vraagt. Doe dat dan ook.
Wanneer je geleefd wordt door de waan van de dag, zoek dan naar mogelijkheden om de stroom van onverwacht werk te reduceren. Voorbeeld. Breek niet urgente telefoongesprekken netjes af en bel vanuit de auto terug op de weg naar huis.